Положение об архивном секторе (муниципальном архиве)

ПОЛОЖЕНИЕ об архивном секторе (муниципальном архиве) администрации города Армянска Республики Крым 

1. Общие положения

1.1. Архивный сектор (муниципальный архив) администрации города Армянска Республики Крым (далее – Архивный сектор) является структурным подразделением администрации города Армянска Республики Крым (далее – Администрация), созданным для осуществления полномочий соответствующей Администрации в сфере архивного дела. Архивный сектор не является юридическим лицом.

1.2. Архивный сектор руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, в том числе Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, в том числе Законом Республики Крым от 21.08. 2014 №54-ЗРК «Об основах местного самоуправления в Республике Крым», Законом Республики Крым от 14.08.2014 №50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым», законом Республики Крым «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела», приказами Федерального архивного агентства, Государственной архивной службы Республики Крым (далее – Крымгосархив), Уставом муниципального образования городской округ Армянск Республики Крым, нормативными правовыми  актами Армянского городского совета, настоящим Положением.

1.3. Архивный сектор осуществляет отдельные государственные полномочия, состоящие в:

1) хранении и комплектовании (формировании) документами Архивного фонда Республики Крым и другими документами, относящимися к государственной собственности Республики Крым и находящимися на территории муниципального образования;

2) государственном учете документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым и находящихся на территории муниципального образования;

3) использовании документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым, хранящихся в Архивном отделе.

1.4. Архивный сектор обеспечивает хранение, учет и использование документов, относящихся к муниципальной собственности Республики Крым, хранящихся в Архивном секторе.

1.5. Положение об Архивном секторе утверждается распоряжением Администрации по согласованию с  Крымгосархивом.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение Архивного сектора осуществляется за счет бюджета муниципального образования Республики Крым. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Республики Крым (при реализации программ развития архивного дела, обеспечение отдельных государственных полномочий материальными ресурсами), иных средств, разрешенных законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

1.7. Штатная численность и структура Архивного сектора устанавливается главой Администрации в установленном законодательством порядке.

1.8. Администрация обеспечивает создание необходимых условий труда работникам Архивного сектора.

1.9. Архивный сектор может пользоваться печатью Администрации в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.

1.10. Архивный сектор имеет печать, угловой штамп и бланк с указанием своего наименования, штампы.

1.11. Архивный сектор осуществляет организацию архивного дела, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городском округе.

1.12. Архивный сектор хранит постоянно документы Архивного фонда Республики Крым; в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации - документы по личному составу и временного срока хранения ликвидированных организаций.

1.13. Исполнение законных требований Архивного сектора, предъявляемых в пределах компетенции, обязательно на территории муниципального образования для организаций, отнесенных к муниципальной собственности.

1.14. Полное наименование Архивного сектора: архивный сектор (муниципальный архив) администрации города Армянска Республики Крым.

1.14. Место нахождения и почтовый адрес Архивного сектора: 296012, Республика Крым, г.Армянск, микрорайон им.Генерала Корявко, 12.

2. Состав документов

2.1. Архивный сектор хранит:

2.1.1. Документы Архивного фонда Республики Крым, относящиеся к государственной собственности Республики Крым, и документы по личному составу:

- местных органов государственной власти, организаций и общественных организаций, функционировавших на территории районов и городов Крымской АССР и Крымской области в составе СССР, за 1944 – 1990 годы;

- местных органов государственной власти, организаций, общественных организаций государственной формы собственности, функционировавших на территории районов и городов Крымской АССР, Республики Крым и Автономной Республики Крым в составе Украины, в том числе находящихся в совместном ведении района, города и Республики Крым,  за 1990 – 2014 годы;

- организаций государственной формы собственности и общественных организаций, а также физических лиц, функционирующих на территории муниципальных образований Республики Крым с 2014 года.

2.1.2. Документы Архивного фонда Республики Крым, относящиеся к муниципальной собственности Республики Крым, и документы по личному составу:

- органов местного самоуправления, организаций коммунальной формы собственности, общественных организаций, функционировавших на территории районов и городов Крымской АССР, Республики Крым и Автономной Республики Крым в составе Украины, в том числе находящихся в совместном ведении района, города и Республики Крым, за 1990-2014 годы;

- органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций и общественных организаций муниципальной формы собственности, функционирующих на территории муниципальных образований Республики Крым с 2014 года.

2.1.3. Документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.

2.1.4. Кино-, фото-, фоно -, видеодокументы.

2.1.5. Документы по личному составу ликвидированных муниципальных организаций, не имеющих правопреемников (далее по тексту все архивные документы, перечисленные в п.п. 2.1.1. – 2.1.5., - архивные документы).

2.1.6. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды Архивного сектора.

2.1.7. Учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе.

2.2. Документы Архивного фонда Республики Крым, относящиеся к негосударственной собственности Республики Крым, поступают на хранение в Архивный сектор на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Архивным сектором.

2.3. Архивный сектор, при наличии свободных хранилищ, по согласованию с Администрацией, может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных организаций, а также общественных организаций и граждан.

3. Основные задачи

Основными задачами Архивного сектора являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, хранящихся в Архивном секторе.

3.2. Комплектование Архивного сектора архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение в соответствии с его профилем.

3.3. Организация информационного обеспечения органов местного самоуправления, использования архивных документов в целях социально-правовой защиты граждан, обеспечения условий для всестороннего использования архивных документов в соответствии с законодательством.

3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, а также организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

4. Функции

Архивный сектор в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение архивных документов.

4.2. Осуществляет государственный учет архивных документов, хранящихся в Архивном секторе.

4.3. Принимает меры по созданию нормативных условий хранения архивных документов и обеспечению их физической сохранности.

4.4. Разрабатывает и по согласованию с Крымгосархивом представляет на утверждение Администрации списки организаций – источников комплектования Архивного сектора, ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

4.5. Организует отбор и осуществляет прием архивных документов на хранение.

4.6. Представляет в Крымгосархив по установленным формам на бумажных и электронных носителях учетные данные, сведения о хранящихся в Архивном секторе фондах.

4.7. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в Архивном секторе, по результатам которой представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

4.8. Вносит предложение о передаче архивных документов, находящихся в собственности муниципального образования городского округа Армянск Республики Крым, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Крым.

4.9. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, находящимся на хранении в Архивном секторе, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.10. Разрабатывает и формирует электронные справочно-информационные системы по архивным документам.

4.11. Информирует органы местного самоуправления, иные организации муниципального образования о составе и содержании архивных документов по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.

4.12. Обеспечивает популяризацию архивных документов в средствах массовой информации (радио и телевидении, в периодической печати), путем экспонирования на выставках.

4.13. В установленном порядке представляет архивные документы органам местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования.

4.14. Исполняет тематические, биографические и генеалогические запросы, социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

4.15. Осуществляет организационно-методическое руководство работой архивов организаций, организацией документов в делопроизводстве учреждений – источников комплектования.

4.16. Ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Республики Крым, по личному составу хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории городского округа.

4.17. Разрабатывает проекты нормативных и распорядительных правовых актов Администрации в сфере архивного дела и делопроизводства.

4.18. Принимает участие в разработке региональных программ в части развития архивного дела.

4.19. Осуществляет планирование работы.

4.20. Осуществляет обследование состояния условий хранения документов в архивах организаций – источников комплектования Архивного сектора и других организаций независимо от формы собственности, находящихся в зоне комплектования Архивного сектора.

4.21. Информирует Администрацию, Крымгосархив о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях и архивах организаций, других нарушениях законодательства в сфере архивного дела.

4.22. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

4.23. Осуществляет мероприятия по повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций.

4.24. Создает экспертную комиссию для проведения экспертизы ценности документов.

4.25. Проводит экспертную оценку проектов документов (положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций) организаций - источников комплектования.

4.26. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива, поступившие от организаций описи дел постоянного хранения. Рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Архивный сектор.

4.27. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, а также организации документов в делопроизводстве организаций, распространяет их положительный опыт.

4.28. Проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

4.29. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора.

4.30. Выполняет государственные (переданные) и муниципальные услуги в сфере архивного дела.

4.31. Обеспечивает защиту персональных данных.

4.32. Осуществляет мероприятия по предупреждению чрезвычайных ситуаций, выполнению мероприятий по соблюдению правил техники безопасности, производственной санитарии, пожарной безопасности, а также антитеррористической защищенности.

5. Права

Архивный сектор имеет право:

5.1. Представлять Администрацию по вопросам, относящимся к компетенции Архивного сектора.

5.2. Получать от организаций - источников комплектования, независимо от формы собственности и их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов организаций и организации документов в делопроизводстве.

5.3. Информировать руководителей организаций о состоянии хранения документов.

5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, других мероприятиях, проводимых Администрацией, ее структурными подразделениями, по вопросам работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

5.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организации для участия в решении вопросов, связанных с сохранностью архивных документов.

5.6. Вносить на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в Архивном секторе; совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении совещательными органами Администрации вопросов архивного дела и делопроизводства.

5.7. В пределах компетенции ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц организаций, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, к ответственности за нарушение законодательства об архивном деле Российской Федерации и Республики Крым.

5.8. При осуществлении государственных полномочий по хранению документов Архивного фонда Республики Крым, относящихся к государственной собственности Республики Крым, имеет право на:

- получение финансового обеспечения государственных полномочий за счет предоставляемых местному бюджету субвенций из бюджета Республики Крым;

- обеспечение государственных полномочий необходимыми материальными ресурсами;

- получение соответствующих разъяснений от исполнительного органа государственной власти Республики Крым в сфере архивного дела по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий;

- дополнительное использование собственных материальных ресурсов и финансовых средств муниципального образования для осуществления переданных государственных полномочий в случаях и порядке, предусмотренных Уставом муниципального образования.

5.9. Выполняет иные функции, исходя из задач Архивного сектора.

6. Взаимодействие Архивного сектора

Архивный сектор взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями Администрации.

6.2. С Крымгосархивом по вопросам обеспечения развития архивного дела и ведения централизованного учета документов Архивного фонда Республики Крым, представления соответствующей отчетности.

6.3. С организациями, являющимися источниками комплектования Архивного сектора, по вопросам комплектования, хранения, учета и использования архивных документов.

6.4. С общественными объединениями, негосударственными организациями, а также с гражданами по вопросам комплектования, хранения, и использования архивных документов на основании договоров.

6.5. С налоговыми органами, пенсионным фондом и органами социального обеспечения Республики Крым.

7. Руководство структурного подразделения.

7.1. Архивный сектор возглавляет заведующий. Заведующий и специалисты Архивного сектора являются муниципальными служащими.

7.2. Заведующий Архивным сектором назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации.

7.3. Деятельность Архивного сектора организуется в соответствии с законодательством на основе годового плана работы, утвержденного Администрацией.

7.4. При Архивном секторе для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах совет, состав которого утверждается Администрацией по представлению заведующего Архивным сектором.

7.5. При смене заведующего Архивным сектором прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии в составе представителей Администрации. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в Крымгосархив.

7.6. Заведующий Архивным сектором:

7.6.1. Организует деятельность Архивного сектора и несет персональную ответственность за невыполнение возложенных на Архивный сектор задач.

7.6.2. Распределяет должностные обязанности между специалистами Архивного сектора.

7.6.3. Отчитывается о работе Архивного сектора и состоянии архивного дела в муниципальном образовании городского округа Армянск Республики Крым перед Администрацией, Крымгосархивом.

7.6.4. Принимает участие в работе совещательных и коллегиальных органов Администрации.

7.6.5. Представляет интересы Архивного сектора в отношениях с другими организациями.

7.6.6. Внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Архивного сектора в оборудовании и материалах.

7.6.7. Обеспечивает соблюдение работниками архивного отдела исполнительской и трудовой дисциплины.

7.6.8. Обеспечивает в пределах своих полномочий охранную и пожарную безопасность архивохранилищ, соблюдение санитарно-гигиенических норм.

7.6.9. Осуществляет мероприятия по предупреждению чрезвычайных ситуаций, выполнению мероприятий по соблюдению правил техники безопасности, а также антитеррористической защищенности.

8. Ответственность

8.1. Заведующий сектором несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на сектор, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, разглашение конфиденциальных сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

8.2. Ответственность должностных лиц сектора наступает в случае нарушения ими Конституции Российской Федерации, Федеральных законов, Конституции Республики Крым, законов Республики Крым, Устава муниципального образования городской округ Армянск.

8.3. Должностные лица сектора несут ответственность за осуществление отдельных государственных полномочий в той мере, в какой эти полномочия обеспечены соответствующими органами государственной власти материальными и финансовыми средствами.

8.4. Ответственность должностных лиц сектора перед главой администрации, физическими и юридическими лицами наступает в порядке, установленном Федеральными законами, законами Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Армянск и настоящим Положением.

9. ПРОЧЕЕ

9.1. Имущество сектора является собственностью муниципального образования горской округ Армянск Республики Крым и закрепляется за ним на праве оперативного управления. Сектор не вправе каким-либо образом распоряжаться (продавать, сдавать в аренду, передавать в безвозмездное пользование, отдавать под залог, вносить в уставный фонд и т.д.) закреплённым за ним муниципальным имуществом.

9.2. Ликвидация и реорганизация сектора осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

9.3. При ликвидации сектора документы, подлежащие хранению, передаются в муниципальный архив городского округа Армянск.

9.4. При реорганизации сектора все документы (управленческие, финансово-хозяйственные, по личному составу и другие) передаются в установленном порядке правопреемнику.